KAWALAN DALAMAN

PENGGAL 1

KAWALAN DALAMAN

DEFINISI.
Rancangan organisasi dan semua kaedah-kaedah dan prosedur-prosedur yang diikuti oleh pihak pengurusan dalam sesebuah perniagaan bagi memastikan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan dengan lancar untuk mencapai objektif organisasi.


OBJEKTIF KAWALAN DALAMAN
1. Menjaga keselamatan aset supaya tidak berlaku penyelewengan, kerosakan atau kecurian yang mana akan menyebabkan kerugian pada syarikat
2. Supaya operasi perniagaan boleh dijalankan mengikut prosedur yang teratur, mematuhi arahan pengurusan dilaksanakan.
3. Meningkatkan kecekapan operasi
4. Memastikan rekod-rekod perakaunan tepat dan boleh dipercayai.

Ciri-ciri/unsur kawalan dalaman yang berkesan
Kawalan fizikal aset
Dokumentasi/Prosedur Pendokumenan
Pengasingan tugas
Penetapan tanggungjawab/tugas
Giliran tugas
Pengesahan dalaman/kelulusan bebas

Langkah atau contoh Unsur kawalan
1. Kawalan fizikal aset
* Pengawal keselamatan diupah
* wang tunai dibank setiap hari,
* wang tunai disimpan dipeti besi
* CCTV

2. Pengasingan tugas
* Pekerja yang membuka cek/penerima cek berasingan dari yang merekod.
* Tugas menerima wang daripada pelanggan perlu dilakukan oleh orang yang berbeza dengan tugas merekod urusniaga tersebut dalam rekod perakaunan.
* Seorang pekerja tidak boleh membuat kerja yang berlainan

3. Pendokumenan
* Ada nombor dokumen bersiri sebagai bukti.
* Menyediakan dalam beberapa salinan.

4.Penetapan tanggung jawab
* Harus ditentukan dengan jelas segala tugasan
* Carta organisasi atau fail meja

5. Pusingan tugas
* Seorang pekerja tidak boleh melakukan tugas yang sama pada masa yang panjang.
* Perlu diberi cuti, tugasnya diserahkan kepada orang lain untuk penyemakan

6. Pengesahan /kelulusan
* Tandatangan / cop
* Pembayaran/belian perlu ada kelulusan pihak yang berautoriti
* Melakukan pemeriksaan untuk pengesahan secara berterusan atau mengejut.

Kawalan Dalaman Untuk Penerimaan Tunai
Penetapan tugas
- Hanya juruwang boleh menerima tunai.
Pengasingan tugas
- Individu berbeza menerima, merekod dan memegang tunai.
Pendokumenan
- Ada pita mesin daftar tunai, slip deposit dan lain-lain sebagai bukti.
Kawalan fizikal
- Simpan tunai dalam peti besi dan bank.
Pengesahan bebas
- Penyelia mengira jumlah tunai setiap hari.
- Bendahari membandingkan jumlah tunai diterima dengan slip deposit bank.
Pusingan tugas
- Menukar ganti tugas antara kakitangan yang menerima tunai, merekod tunai dan memegang tunai.

Kawalan Dalaman Untuk Pembayaran Tunai
Penetapan tugas
- Hanya kakitangan yang sah layak menandatangani cek.
Pengasingan tugas
- Individu yang berlainan untuk meluluskan dan membuat pembayaran.
Prosedur pendokumenan
- Cek perlu berpranombor dan digunakan mengikut urutan.
- Perlu ada baucar dan invois untuk setiap cek pembayaran.
- Tanda dengan cap "SUDAH BAYAR" pada setiap invois dan baucar yang sudah dibuat pembayaran.
Kawalan fizikal
- Cek kosong perlu disimpan dalam peti simpanan atau laci berkunci.
Pengesahan bebas
- Perbandingan perlu dibuat diantara cek dengan invois.
- Penyata penyesuaian bank perlu dibuat setiap bulan.
Pusingan tugas
- Menukar ganti tugas antara kakitangan yang membuat bayaran dan merekod urus niaga tersebut.